Passos legais essenciais após o falecimento de um ente querido: guia comparativo para famílias

Perder alguém que amamos nunca é fácil. Além da dor e do luto, as famílias veem-se frequentemente perante uma lista de responsabilidades práticas e legais que devem ser tratadas com cuidado e rigor. Tarefas como registar o óbito, encontrar o testamento, contactar os serviços públicos e proteger bens pessoais e financeiros podem parecer esmagadoras - especialmente quando se aplicam prazos e os procedimentos variam consoante o país. É fundamental dispor de uma visão geral compassiva e juridicamente rigorosa do que é necessário fazer após um óbito em seis países importantes: Estados Unidos, Reino Unido, Itália, Espanha, Países Baixos e França. Explicaremos e forneceremos informações sobre o funcionamento de cada sistema, os documentos de que necessitará e as autoridades envolvidas, dando-lhe um roteiro fiável durante um dos períodos mais difíceis da vida.

Se tiver dificuldade em sentir ou expressar o luto, não está sozinho nesta situação! Um guia sobre como lidar com o luto ausente poderá ajudar: (Lidar com o luto ausente: quando parece não conseguir fazer o luto).

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Prioridades legais universais após um óbito

Em primeiro lugar, embora cada país tenha as suas próprias leis e procedimentos, os principais passos legais a tomar após o falecimento de alguém são, em grande medida, os mesmos em todo o lado. Estas ações constituem a base de tudo o que se segue. Além disso, pode encontrar aqui informações sobre os aspetos legais e logísticos dos preparativos da cerimónia fúnebre: (7 coisas que precisa de saber antes de espalhar as cinzas))

1.Obter um certificado médico de óbito:

O primeiro passo formal consiste em obter um certificado médico emitido por um médico autorizado ou por um médico-legista. Este documento confirma oficialmente o óbito e é necessário para todos os outros procedimentos. Uma parte muito importante deste processo é que as pessoas compreendam que o impacto emocional do luto pode, por vezes, ajudar as famílias a enfrentar estes primeiros passos do processo. Acreditamos que este artigo terá certamente um impacto positivo na sua saúde mental e na possibilidade de superar o luto:  (A psicologia do luto)). 

 2. Registar o óbito:

O óbito tem de ser registado junto da autoridade local competente. Este passo cria um registo oficial, necessário antes de poder iniciar qualquer funeral ou processo de administração legal.

3. Pedir cópias certificadas da certidão de óbito: 

É importante obter várias cópias originais da certidão de óbito - normalmente cerca de dez - porque a maioria das instituições financeiras, seguradoras e organismos públicos só aceita originais certificados.                                                                                                                            

4.Proteger a propriedade e os bens do falecido:  

Logo que possível, certifique-se de que a casa, os objetos de valor e as contas financeiras da pessoa estão protegidos. Isto pode implicar proteger a propriedade, mudar as fechaduras ou bloquear as contas bancárias para evitar utilizações indevidas.                                                                                                                                              

5.Localizar o testamento e identificar o executor testamentário ou administrador: 

O testamento define as vontades do falecido e identifica a pessoa responsável pela administração da herança. Se não existir testamento, um familiar próximo terá de requerer a sua nomeação como administrador.                                                                                                                      

6.Notificar as principais organizações:

Os bancos, as seguradoras, os prestadores de pensões e as autoridades fiscais têm todos de ser formalmente informados. Alguns países disponibilizam serviços para notificar várias entidades de uma só vez.

7.Pedir o inventário judicial ou a documentação sucessória: 

Estes documentos legais autorizam o executor testamentário ou os herdeiros a aceder às contas, liquidar dívidas e transferir a propriedade dos bens. O processo e a terminologia variam de país para país.

8.Liquidar as dívidas, pagar os impostos e distribuir a herança:  

Antes de qualquer distribuição aos herdeiros, todas as dívidas e impostos - incluindo o imposto sobre a herança ou sucessão - devem ser integralmente liquidados de acordo com a legislação local.
—Embora estes princípios se apliquem universalmente, cada país tem os seus próprios prazos, instituições e regras. Apresenta-se abaixo uma explicação detalhada de como este processo funciona em cada jurisdição.—

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Estados Unidos da América:  

Nos Estados Unidos, a administração da herança é regida principalmente pela legislação de cada estado, embora também existam alguns requisitos federais a considerar. 

Registo e certificação do óbito: Quando uma pessoa morre, o médico assistente, o médico legista ou o médico responsável pela investigação de mortes prepara um Certificado Médico de Óbito. Este documento é enviado para o Serviço Estatal de Registos Vitais, onde o óbito é oficialmente registado. Depois de registado, é possível encomendar cópias certificadas da certidão de óbito - e é aconselhável pedir pelo menos dez cópias, uma vez que cada banco, seguradora e tribunal normalmente exige um original. 

(Fonte oficial: USA.gov – Certidão de óbito)

Probate e administração da herança: A herança é depois administrada sob a supervisão do tribunal de probate do estado. 1) Se existir um testamento, o executor solicita Letters Testamentary, que o autoriza legalmente a agir em nome da herança.
2) Se não existir testamento, um familiar próximo pode solicitar Letters of Administration para assumir esta função. Cada estado tem as suas próprias regras de probate. Alguns disponibilizam procedimentos simplificados para pequenas heranças, enquanto as heranças maiores ou mais complexas seguem um processo formal de probate, que pode demorar vários meses ou mais. 

(Fonte oficial: USA.gov – Comunicar um óbito)

Notificações fiscais e federais: O executor deve notificar o Internal Revenue Service (IRS) e entregar a declaração final de imposto sobre o rendimento pessoal do falecido (Form 1040). Se a herança atingir determinados limiares, poderá também ser necessária uma Federal Estate Tax Return (Form 706). Além disso, a Social Security Administration (SSA) deve ser informada prontamente, uma vez que cônjuges sobrevivos ou dependentes podem ter direito a prestações.

 (Fonte oficial: IRS.gov – Imposto sucessório)

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Reino Unido

No Reino Unido, a administração de um óbito segue um quadro jurídico estruturado, apoiado por serviços governamentais acessíveis.  

Registo do óbito: Um óbito deve ser registado no Registo Civil local no prazo de cinco dias em Inglaterra e no País de Gales (ou oito dias na Escócia). A pessoa que efetua o registo - frequentemente um familiar ou representante do hospital - terá de apresentar o certificado médico da causa da morte. Ao efetuar o registo, é aconselhável solicitar várias cópias certificadas da certidão de óbito, uma vez que serão necessárias para bancos, seguradoras e pedidos de probate.

(Fonte oficial: GOV.UK – Registar um óbito)

Notificações às entidades governamentais: O serviço “Tell Us Once” do Reino Unido ajuda a simplificar o que, de outra forma, poderia ser um processo complicado. Através de uma única comunicação, pode notificar os principais departamentos governamentais - incluindo a HM Revenue & Customs (HMRC), o Department for Work and Pensions (DWP) e a Driver and Vehicle Licensing Agency (DVLA). 

(Fonte oficial: GOV.UK – Serviço Tell Us Once)

Imposto sucessório e imposto sobre heranças: Se existir um testamento, este deve ser enviado para o Probate Registry (parte do HM Courts & Tribunals Service). O executor solicita então um Grant of Probate, que lhe confere autoridade para administrar a herança. Se não existir testamento, um administrador solicita, em alternativa, um Grant of Letters of Administration.

O imposto sucessório (IHT), gerido pela HMRC, deve ser pago antes de a herança poder ser distribuída. Os testamenteiros devem preencher o Formulário IHT400 (para heranças de maior valor) ou o IHT205 (para heranças de menor valor). Depois de obtida a quitação fiscal, a herança pode ser distribuída de acordo com o testamento ou com a lei da sucessão legítima.

(Fontes oficiais: GOV.UK – Testamentos, inventário e heranças, GOV.UK – Imposto sucessório)

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Itália

 Em Itália, os procedimentos relacionados com óbitos seguem o sistema de direito civil e normalmente exigem a intervenção de um notário (notaio) e do município local (Comune).

Registo do óbito: O médico assistente emite um certificado médico de óbito, que deve ser apresentado ao Comune onde ocorreu o óbito. O Registo Civil (Ufficio di Stato Civile) regista então o óbito e emite tanto o Atto di Morte (registo oficial do óbito) como o Certificato di Morte (certidão de óbito). 

(Fonte oficial: Comune di Milano – Denuncia di morte: come funziona)

Sucessão e herança: No prazo de 12 meses após o óbito, os herdeiros ou testamenteiros devem apresentar uma Dichiarazione di Successione (declaração de sucessão) à Agenzia delle Entrate (Agência Tributária italiana).  

Segundo a legislação italiana, certos familiares - incluindo o cônjuge e os filhos - têm direito a partes fixas da herança, mesmo que o testamento disponha em contrário. Isto é conhecido como legítima (legittima).

Um notário é central no processo. Prepara e apresenta os atos de sucessão, gere a transferência legal dos bens e assegura o pagamento de todos os impostos e taxas sucessórios. As transferências de imóveis também devem ser registadas na Conservatória do Registo Predial (Conservatoria dei Registri Immobiliari).

(Fonte oficial: Agenzia delle Entrate – Dichiarazione di Successione)

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Espanha

A legislação espanhola em matéria de sucessões também segue o modelo de direito civil, e tanto as autoridades nacionais como as regionais desempenham um papel no processo.

Registo e certificação: Um Certificado Médico de Defunción (certificado médico de óbito) é emitido pelo médico assistente e deve ser registado no Registro Civil no prazo de 24 a 48 horas. Após o registo, as famílias recebem um Certificado Literal de Defunción oficial (certidão de óbito). 

(Fonte oficial: Ministerio de Justicia – Registro Civil)

Certidão de últimas vontades: Antes de tratarem de questões sucessórias, os herdeiros devem obter um Certificado de Actos de Última Voluntad junto do Ministério da Justiça. Esta certidão revela se o falecido fez um testamento e identifica o notário que o conserva. 

(Fonte oficial: Ministerio de Justicia – Última Voluntad)

Processo sucessório e fiscal: Em Espanha, a sucessão é tratada perante um notário, que prepara a escritura de aceitação da herança. O Impuesto sobre Sucesiones y Donaciones (imposto sobre sucessões e doações) deve ser pago no prazo de seis meses após o óbito, embora possam ser concedidas prorrogações. 

As regras fiscais diferem significativamente entre as Comunidades Autónomas, pelo que é essencial obter aconselhamento local para garantir o cumprimento e otimizar as obrigações fiscais. 

(Fonte oficial: https://www.agenciatributaria.gob.es/AEAT.sede/tramitacion/G702.shtml sede.agenciatributaria.gob.es+1)

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Países Baixos

O processo sucessório neerlandês também assenta no direito civil e depende fortemente da intervenção notarial.

Registo do óbito: O médico assistente fornece um certificado médico, que é entregue à Gemeente (município) para registo. O município emite então a Overlijdensakte (certidão de óbito).   

(Fonte oficial: Rijksoverheid – Aangifte van overlijden (rijksoverheid.nl)

Certidão de herança: Um notário de direito civil (notaris) prepara a Verklaring van Erfrecht (Certidão de herança). Este documento legal identifica os herdeiros legítimos e autoriza-os a aceder a contas bancárias, transferir bens imóveis e comunicar com instituições oficiais.

(Fonte oficial: Notaris.nl – Verklaring van Erfrecht)

Questões fiscais e imobiliárias: O imposto sobre heranças (Erfbelasting) é tratado pela Belastingdienst (Administração Tributária e Aduaneira). Qualquer imóvel deve ser oficialmente transferido e registado no Kadaster (Registo Predial). Dada a complexidade destes procedimentos, é altamente recomendável recorrer a um notário ou consultor jurídico. 

(Fonte oficial: Belastingdienst – Imposto sucessório)

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França

Em França, os assuntos a tratar após o falecimento de uma pessoa são geralmente geridos através de um notário, e não de um tribunal, uma vez que o sistema francês se baseia no direito civil.

Registo e certificação do óbito:
Quando uma pessoa falece, um médico emite um certificat de décès (certificado médico de óbito). O óbito deve ser comunicado à mairie (câmara municipal) local no prazo de 24 horas. Depois de registado, a câmara municipal fornece um acte de décès (certidão oficial de óbito). É aconselhável solicitar várias cópias certificadas, uma vez que os bancos, as seguradoras e outras instituições precisam frequentemente dos originais. 

(Fonte oficial: Service-Public.fr – Declaração de óbito)

Administração da herança e da sucessão:
Em França, um notário trata da liquidação da herança. Identifica os herdeiros através de um acte de notoriété e trata da transferência dos bens e ativos. O notário também apresenta a déclaration de succession (declaração de imposto sucessório) às autoridades fiscais francesas, geralmente no prazo de seis meses após o óbito. Se não existir testamento, o direito sucessório francês - conhecido como sucessão legitimária - divide automaticamente a herança entre os familiares próximos. 

(Fontes oficiais: Notaires.fr – Procedimentos após o óbito, Impots.gouv.fr – Declarar uma sucessão)

Impostos e notificações:
Os herdeiros são obrigados a pagar direitos de sucessão (imposto sucessório), cujo valor depende da relação com a pessoa falecida e do valor da herança. É também importante notificar, assim que possível, as instituições relevantes, como os serviços de pensões, a segurança social e as seguradoras.  (Fonte oficial: Service-Public.fr – Direitos de sucessão)

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Princípios comuns em todas as jurisdições

Embora os procedimentos e os prazos variem, todos os países enfatizam os mesmos princípios fundamentais: 1)Os óbitos devem ser registados prontamente e oficialmente.
2)As certidões de óbito certificadas são necessárias para quase todas as diligências legais.
3)Apenas os testamenteiros ou herdeiros legalmente reconhecidos podem administrar a herança.
4) As obrigações fiscais - quer se trate de impostos sobre a herança, sucessórios ou de transmissão por morte - devem ser cumpridas antes de a herança poder ser finalizada.
5) A orientação profissional de um advogado ou notário ajuda a evitar atrasos dispendiosos e garante o cumprimento da lei.

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Lista de verificação e cronograma práticos

Imediatamente (dias 0–3):                                                                                                    

1) Obtenha o certificado médico de óbito.  

2) Designe um agente funerário credenciado.    

3) Registe o óbito junto das autoridades locais.

4) Encomende várias cópias autenticadas da certidão de óbito.

(Considere algumas dicas práticas de autocuidado para se apoiar enquanto conclui estas tarefas: (5 dicas úteis para superar o luto - Edição de 2023)). 

No prazo de duas semanas:                                                                                                                   

1) Localize o testamento e contacte o testamenteiro ou os herdeiros.  

2) Proteja os bens imóveis e os bens pessoais.

3) Notifique os bancos, as seguradoras e os departamentos governamentais relevantes.        

 

No prazo de 3–6 meses:                                                                                                                   

1) Solicite o processo sucessório ou a documentação relativa à sucessão. 

2) Entregue as declarações fiscais exigidas.

3) Prepare um inventário detalhado dos bens e responsabilidades.

No prazo de 12 meses:                                                                                            

1) Conclua as declarações relativas ao imposto sucessório ou à herança. 

2) Transfira os títulos de propriedade e encerre quaisquer contas ainda existentes.

3) Distribua os bens pelos beneficiários.                                                                                                                                                                                                                  

4) Guarde cópias de todos os documentos importantes durante, pelo menos, cinco anos.

Em conclusão, tratar dos assuntos jurídicos relacionados com a herança de um ente querido pode parecer assustador, sobretudo quando está de luto. Cada país tem os seus próprios sistemas e procedimentos, mas o que permanece constante em todo o lado é a necessidade de rigor, paciência e profissionalismo.

O registo atempado, a documentação adequada e o apoio de profissionais qualificados - seja um advogado especializado em processos sucessórios, um advogado especializado em heranças ou um notário de direito civil - podem fazer toda a diferença. A sua experiência ajuda as famílias a lidar com a documentação e os regulamentos, para que a vontade da pessoa falecida seja respeitada e a herança seja partilhada de forma justa, legal e respeitosa. Refletir sobre o impacto pessoal da perda pode ajudar a enfrentar os desafios emocionais e práticos. Pode encontrar mais informações sobre este tema aqui: (O impacto do luto na identidade pessoal). Se a herança envolver bens ou herdeiros em mais do que um país, é particularmente importante procurar aconselhamento profissional em cada jurisdição para evitar conflitos jurídicos e garantir um processo tranquilo e conforme a lei!